La contabilidad electrónica es la obligación de llevar tus registros contables en un sistema que genere archivos XML y de enviar al SAT, por internet, el catálogo de cuentas y la balanza de comprobación de cada mes. Está en el artículo 28, fracción IV, del Código Fiscal de la Federación (CFF) y el formato técnico de los archivos lo fija el Anexo 24 de la Resolución Miscelánea Fiscal (RMF) 2026. El SAT cruza esa información con tus CFDI y tus declaraciones, así que un mes sin enviar o un archivo con errores es una de las causas más comunes de cartas invitación y revisiones electrónicas.

En resumen: si eres persona moral o persona física en el régimen general con actividad empresarial o profesional, envías la balanza de comprobación cada mes (a más tardar el día 3 del segundo mes siguiente si eres persona moral, o el día 5 si eres persona física), el catálogo de cuentas solo cuando lo modificas y la balanza de cierre una vez al año. No enviarla se multa con $8,050 a $24,130 pesos en 2026.

¿Quiénes están obligados a enviar contabilidad electrónica en 2026?

Tipo de contribuyente¿Debe enviarla?
Personas morales del régimen general (S.A. de C.V., S. de R.L., S.C., etc.)✅ Sí
Personas morales en RESICO✅ Sí (el RESICO de personas morales no las releva)
Personas morales con fines no lucrativos y donatarias autorizadas✅ Sí
Personas físicas con actividad empresarial o profesional en el régimen general con ingresos del año anterior mayores a $4 millones✅ Sí
Personas físicas con actividad empresarial o profesional con ingresos de hasta $4 millones que registran sus operaciones en la herramienta «Mis cuentas» del SAT❌ Relevadas por la RMF
Personas físicas en RESICO❌ No (el SAT toma la información de sus CFDI)
Personas físicas que solo reciben sueldos o salarios❌ No llevan contabilidad

Si sales del RESICO de personas físicas (por ejemplo, porque tus ingresos superan $3.5 millones en el año), pasas al régimen general y la obligación de llevar y enviar contabilidad electrónica empieza desde ese momento. Revisa cómo funciona ese cambio en nuestra guía de RESICO para personas físicas.

Los archivos que se envían al SAT

ArchivoCuándo se envíaQué contiene
Catálogo de cuentasLa primera vez y cada vez que lo modificasTus cuentas contables, cada una con su código agrupador del SAT, su nivel y su naturaleza (deudora o acreedora)
Balanza de comprobaciónCada mesSaldo inicial, cargos, abonos y saldo final de cada cuenta
Balanza de cierre (ajustada)Una vez al añoLa balanza de diciembre con los asientos de ajuste y cierre del ejercicio
Pólizas y auxiliaresSolo cuando el SAT las pide o cuando solicitas una devolución o compensaciónEl detalle de cada registro contable y su soporte

Los archivos se generan en XML conforme al esquema del Anexo 24, se comprimen en formato .zip y se envían desde el portal del SAT con tu e.firma vigente. Si cambias una sola cuenta del catálogo durante el año, debes reenviar el catálogo completo en el mismo plazo que la balanza de ese mes.

Plazos de envío en 2026

ArchivoPersonas moralesPersonas físicas
Balanza mensualA más tardar el día 3 del segundo mes siguienteA más tardar el día 5 del segundo mes siguiente
Catálogo de cuentas (si cambió)Junto con la balanza del mes del cambioJunto con la balanza del mes del cambio
Balanza de cierre del ejercicio 2026A más tardar el 20 de abril de 2027A más tardar el 22 de mayo de 2027

Ejemplo: la balanza de junio de 2026 de una persona moral vence el lunes 3 de agosto de 2026; la de una persona física, el miércoles 5 de agosto. Si el último día cae en sábado, domingo o día inhábil, el plazo se recorre al siguiente día hábil (artículo 12 del CFF).

El código agrupador: el error técnico más frecuente

El código agrupador es la clasificación oficial con la que el SAT lee la contabilidad de todos los contribuyentes de la misma forma. Cada cuenta de tu catálogo debe tener uno asignado. Los errores que más rechazos e inconsistencias causan son:

  • Cuentas nuevas que se dieron de alta durante el año sin código agrupador.
  • Usar el mismo código para cuentas de naturaleza distinta.
  • Códigos de versiones anteriores del Anexo 24 que ya no están vigentes.
  • Saldos en cuentas que no corresponden a tu actividad (por ejemplo, inventarios en una empresa que solo presta servicios), lo que genera alertas.

Qué revisa el SAT cuando recibe tu balanza

El SAT compara tu contabilidad electrónica con los CFDI que emites y recibes y con tus declaraciones de ISR e IVA. Estas son las diferencias que con más frecuencia terminan en una carta invitación o en una revisión:

  • Ingresos facturados que no aparecen en la balanza del mismo periodo.
  • Gastos registrados sin CFDI que los respalde.
  • IVA acreditable mayor al que te trasladaron tus proveedores en sus facturas.
  • Balanzas que no cuadran con la declaración anual, sobre todo la balanza de cierre.
  • Meses no enviados o enviados fuera de plazo.

Multas por no enviar la contabilidad electrónica (montos 2026)

InfracciónFundamentoMulta 2026
No ingresar la información contable en el portal del SAT, ingresarla fuera de plazo o sin cumplir las reglasArts. 81, fr. XLI, y 82, fr. XXXVIII, CFF$8,050 a $24,130
No llevar contabilidadArts. 83, fr. I, y 84, fr. I, CFF$2,220 a $22,110

Los montos son los publicados en el Anexo 5 de la RMF 2026 (DOF del 28 de diciembre de 2025) y se aplican por cada envío omitido o extemporáneo. Además, no tener la contabilidad al corriente complica cualquier devolución de saldo a favor y, en una auditoría, puede llevar a que el SAT determine tus ingresos de forma presuntiva.

Cómo enviarla paso a paso

  1. Exporta de tu sistema contable el XML de la balanza del mes (y el del catálogo, si cambió) conforme al Anexo 24 vigente.
  2. Valida los archivos y comprímelos en .zip.
  3. Entra al servicio de contabilidad electrónica del portal del SAT con tu e.firma vigente (la del representante legal, si eres persona moral).
  4. Elige el periodo, sube los archivos y firma el envío.
  5. Descarga y guarda el acuse de recepción: es tu prueba de cumplimiento.

Si tienes meses sin enviar

  • Identifica los meses faltantes y envíalos de forma extemporánea; el SAT los recibe aunque estén fuera de plazo.
  • Antes de enviar, corrige el catálogo de cuentas para que todas las cuentas tengan su código agrupador correcto.
  • Si un envío anterior tenía errores, preséntalo de nuevo como complementario para ese mismo periodo.
  • Hazlo antes de que el SAT te lo requiera: regularizarte por tu cuenta suele salir más barato que responder a un requerimiento. Si ya tienes multas determinadas, revisa el programa de regularización fiscal 2026.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que enviar la balanza aunque no haya tenido movimientos en el mes?

Sí. Mientras sigas obligado, envías la balanza de cada mes aunque solo muestre los saldos sin movimientos.

¿El RESICO me libra de la contabilidad electrónica?

Solo si eres persona física. Las personas morales que tributan en RESICO sí deben enviarla.

¿Las pólizas se envían cada mes?

No. Solo cuando el SAT las requiere en una revisión o cuando solicitas una devolución o compensación. Aun así, conviene tenerlas en XML listas para exportar en cualquier momento.

¿Cuánto me pueden multar por cada mes que no envié?

En 2026, de $8,050 a $24,130 pesos por cada envío omitido o extemporáneo.

Fuentes oficiales

  • Código Fiscal de la Federación, artículos 12, 28, 81, 82, 83 y 84 (Cámara de Diputados).
  • Anexo 5 de la RMF 2026: cantidades actualizadas de multas (SAT).
  • Resolución Miscelánea Fiscal 2026, capítulo 2.8.1 (contabilidad en medios electrónicos) y Anexo 24 (formato de los archivos), publicados por el SAT.

En Carbajal Contadores llevamos tu contabilidad y enviamos cada mes tu balanza al SAT: catálogo con código agrupador correcto, archivos validados, envío con e.firma y acuse. También regularizamos meses atrasados. Escríbenos y revisamos tu caso.

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Revisado por María del Rosario Carbajal, contadora y responsable de comunicación de Carbajal Urrutia y Asociados. Actualizado: octubre de 2026.

La información de este artículo es de carácter informativo y no constituye asesoría fiscal, contable ni legal. Las disposiciones fiscales pueden cambiar; consulta a un profesional antes de tomar decisiones. ¿Necesitas orientación personalizada? Contáctanos aquí.